Política de Tratamiento de Datos Personales
Esta política explica cómo Lamulta recolecta, usa, conserva, protege y eventualmente comparte datos personales cuando una persona utiliza la plataforma para organizar documentos de tránsito, preparar derechos de petición, registrar radicaciones o solicitar orientación jurídica.
1. Responsable del tratamiento
Responsable: [RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA]. NIT: [NIT]. Domicilio: [ciudad, Colombia]. Dirección: [dirección]. Canal de protección de datos: [correo oficial y/o formulario].
2. Marco normativo
El tratamiento se rige principalmente por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas reglamentarias incorporadas en el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), sin perjuicio de las reglas aplicables a comercio electrónico, archivo, seguridad de la información, pagos y servicios jurídicos.
3. Datos que podemos tratar
| Categoría | Ejemplos | Regla de manejo |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, documento, correo, teléfono, ciudad. | Solo los necesarios para crear y gestionar el expediente. |
| Datos del vehículo y trámite | Placa, comparendo, entidad, fechas, radicado, respuesta y observaciones. | Se usan para organizar la defensa y el seguimiento solicitado. |
| Documentos y archivos | Comparendos, fotografías, constancias, respuestas, firmas o datos que aparezcan dentro del archivo. | Se almacenan de forma restringida; el usuario debe evitar cargar información ajena o innecesaria. |
| Pagos | Plan, referencia, valor, estado y comprobante del proveedor. | Lamulta no debe almacenar números completos de tarjeta, códigos de seguridad ni claves bancarias. |
| Uso y seguridad | Registros técnicos, fecha de acceso, navegador, eventos de seguridad y trazabilidad. | Se usan para operar, prevenir fraude, investigar incidentes y mejorar la seguridad. |
4. Datos sensibles
Lamulta no solicita deliberadamente datos de salud, vida sexual, origen racial o étnico, orientación política, creencias, afiliaciones sindicales ni datos biométricos. Sin embargo, un documento cargado por el usuario podría contener información de esa naturaleza, fotografías, firmas o imágenes de terceros.
Cuando un dato sensible sea estrictamente necesario y legalmente procedente, se solicitará autorización previa, expresa e informada, se explicará su carácter facultativo y se limitará su uso a la finalidad autorizada. Ningún servicio se condicionará a entregar datos sensibles que no sean necesarios. Si el archivo contiene información innecesaria, el usuario debe ocultarla o abstenerse de cargarla.
5. Finalidades
- Crear y administrar la cuenta y el expediente del usuario.
- Recibir documentos, extraer datos mediante OCR cuando esté habilitado y permitir su confirmación o corrección.
- Preparar borradores de derechos de petición y organizar información para su revisión.
- Registrar pagos, habilitar servicios contratados y atender solicitudes de reembolso o soporte.
- Registrar radicaciones, calcular fechas de control y enviar alertas solicitadas por el usuario.
- Coordinar revisión jurídica y comunicación por WhatsApp Business cuando el servicio esté contratado.
- Proteger la plataforma, detectar fraude, atender incidentes, cumplir obligaciones legales y responder requerimientos de autoridades.
- Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio. Las comunicaciones comerciales requerirán autorización cuando sea exigible y podrán revocarse.
6. Autorización y principios
La autorización será previa, expresa e informada cuando sea exigible. Las casillas no estarán premarcadas y el silencio o la inacción no se considerarán autorización. Lamulta aplicará legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad, tratando únicamente la información adecuada, pertinente y necesaria.
7. Proveedores y circulación
Para prestar el servicio, Lamulta podrá utilizar encargados tecnológicos y proveedores especializados, por ejemplo: alojamiento y almacenamiento seguro, procesamiento de pagos, OCR, correo y WhatsApp Business. Estos proveedores solo deberán tratar la información conforme a instrucciones documentadas, con controles de confidencialidad y seguridad. Cuando exista transferencia o transmisión internacional, se documentarán las garantías y obligaciones aplicables.
Los documentos no se publicarán en enlaces abiertos. El acceso deberá estar limitado al titular, al personal autorizado y a los proveedores estrictamente necesarios para la finalidad contratada, sujeto a controles de autenticación y autorización.
8. Medidas de ciberseguridad
- Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS y almacenamiento administrado con controles de acceso.
- Separación entre archivos y metadatos, mínimo privilegio, secretos fuera del código y rotación de credenciales.
- Autenticación protegida, sesiones controladas, revisión de permisos y registro de eventos relevantes.
- Validación de tipo y tamaño de archivos, nombres seguros, protección contra malware y límites de carga.
- Copias de seguridad, pruebas de restauración, monitoreo, gestión de vulnerabilidades y plan de continuidad.
- Procedimiento de respuesta a incidentes: contención, preservación de evidencia, evaluación de impacto, notificación a la SIC cuando aplique y comunicación a los titulares cuando exista un riesgo relevante.
La seguridad es un proceso continuo. Ningún sistema puede garantizar riesgo cero; Lamulta informará los canales oficiales para reportar accesos no autorizados, pérdida de documentos o sospechas de fraude.
9. Conservación y supresión
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades, prestar el servicio, atender solicitudes, resolver controversias, cumplir obligaciones legales, contables o probatorias y ejercer derechos de defensa. Al terminar esos plazos, se eliminarán, anonimizarán o bloquearán, salvo que exista un deber legal de conservación. La matriz interna de retención deberá definir plazos por categoría y ser aprobada antes de operar comercialmente.
10. Derechos del titular
El titular puede conocer, actualizar, rectificar y solicitar prueba de la autorización; pedir información sobre el uso; presentar quejas; solicitar supresión o revocatoria cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos. Estos derechos podrán ejercerse por el canal [correo oficial], acreditando identidad y describiendo claramente la solicitud.
Las consultas se atenderán en máximo diez (10) días hábiles, con la extensión legal aplicable. Los reclamos completos se atenderán en máximo quince (15) días hábiles, con la extensión legal aplicable. El titular debe agotar primero este trámite antes de acudir a la SIC, cuando corresponda.
11. Atención de incidentes y solicitudes
El responsable designará un encargado interno de privacidad y seguridad, mantendrá un inventario de bases de datos, controlará accesos, conservará evidencias de autorización y documentará incidentes, solicitudes, respuestas y supresiones. Las solicitudes no se gestionarán por mensajes informales de WhatsApp si no permiten verificar identidad y conservar trazabilidad.
12. Cambios
Los cambios sustanciales sobre el responsable o las finalidades se comunicarán antes de su implementación y podrán requerir una nueva autorización. La versión vigente estará disponible en esta página con su fecha de actualización.
13. Aceptación
Al marcar la autorización correspondiente, el titular declara que leyó esta política y entiende las finalidades. Las autorizaciones para datos sensibles, comunicaciones comerciales o servicios opcionales deberán mantenerse separadas y no confundirse con la aceptación necesaria para prestar el servicio principal.